> Hoeveel tijd besteed jij aan essentiële taken? - Boldbrink > Menu

Hoeveel tijd besteed jij aan essentiële taken?

De essentiële taken voor een ondernemer verdwijnen al snel tussen alledaagse taken. Zeker met een groeiend bedrijf komen elke dag weer nieuwe taken op je bord te liggen. Soms zijn het er zoveel, dat je niet meer weet wat je nu werkelijk moet doen op een dag om écht impact te maken met je werk.

Maar… Met de meeste taken maak je weinig impact.

Dus in plaats van te starten met je essentiële taken, ga je 10x per dag door je mailbox om te kijken wat je kunt gaan doen. Even een appje of telefoontje beantwoorden. Je pakt de meest eenvoudige dingen op en de taken die je het meest tijd of energie kosten, stapelen zich op. Je neemt deel aan meetings die zinloos zijn, bent uren bezig met statistiekjes en je scrolt door wat nieuwspagina’s of je houdt de social media van je concurrenten constant bij. En zo is een groot aantal taken die je doet, niet datgene waar jij impact mee maakt als ondernemer. Als jij jezelf hierin herkend, lees dan vooral even verder, want ik ga je helpen met wat je moet doen om dit aan te pakken.

De 80/20 regel, het Pareto principe

Je hebt vast wel eens over de 80/20 regel gehoord. (Zo niet, lees dan https://nl.wikipedia.org/wiki/Pareto-principe). Het gaat over de economische verhouding dat 80% van de uitkomsten wordt veroorzaakt door 20% van de oorzaken. Bijvoorbeeld: 80% van je omzet komt van 20% van je klanten. Je wil meer van die klanten, dus daar moet je focus op komen.

Al zal de verhouding bij benadering niet altijd exact zo zijn, het helpt je om inzicht te krijgen en bewust te worden. En dat is de basis voor het doorvoeren van veranderingen. Als jij jouw dag zinvoller wil maken door meer te doen van wat écht impact maakt, dan is gedragsverandering (de dingen die je doet) noodzakelijk.

Als je het Pareto principe toepast op jouw tijd, dan zegt dit dat 80% van je tijd, 20% van het resultaat bepaalt en vice versa. Als je het gevoel hebt de hele dag druk te zijn, maar niets zinnigs te hebben gedaan, is de kans groot dat jij 80% van jouw tijd besteed aan dingen die maar 20% van het resultaat opleveren. Als jij meer inzicht in jouw tijdsbesteding krijgt, helpt dat jou om te bepalen of datgene waar jij mee bezig bent, wel écht nodig is voor de doelen die jij stelt voor de groei van je bedrijf.

Voorbeelden van de 80/20 regel uit de praktijk

Ik ben zelf altijd fan van dingen in de praktijk brengen en te testen of iets wel of niet werkt. Dus de afgelopen 3 maanden heb ik het Pareto principe in kaart gebracht in de praktijk bij ondernemers voor wie ik werk en dat leverde onder andere deze inzichten op:

  • Voorbeeld 1
    Bij een MKB bedrijf met 15 medewerkers werd begin november besloten dat er nieuwe bedrijfskleding moest worden besteld i.v.m. een aanpassing in het logo. De taak aan de directeur dit op te pakken. De leverancier en kleding werd gekozen, de maten van de medewerkers waren opgenomen en de aantallen waren duidelijk. Drie weken na het besluit waren we al over de 80% van het resultaat, namelijk nieuwe bedrijfskleding bestellen. Echter was er nog wat onduidelijk over de jas en de borduring. Er is vervolgens meerdere keren heen en weer gemaild met de leverancier en intern overlegd. Wegens de kerstvakantie was er nog wat vertraging op de lijn. Uiteindelijk is pas eind januari de bestelling geplaatst. Kortom, het heeft 3 maanden geduurd om de opdracht te plaatsen, waarvan de laatste 2 maanden alleen over het laatste stukje van het resultaat is gesproken. Hier ging het dus bij benadering om de verhouding van circa 80% van de tijd en energie van de directeur aan slechts 20% van het resultaat.

    Inzicht:
    In hoeverre was het essentieel dat de directeur dit had opgepakt? Als iemand anders in de organisatie al het voorwerk had kunnen doen en alle opties op een rij had gezet, had de directeur sneller een besluit kunnen nemen.
    Zorg dat je de voorwaarden creëert om af te maken waar je aan begint. Het is zo zonde als je al 80% van het resultaat hebt staan! Lukt het niet om de laatste 20% te doen, zoek iemand met wie je de 80/20 regel samen kunt oppakken. Laat iemand anders de laatste 20% doen als ie daar affiniteit mee heeft. Of laat iemand juist de 80% doen en maak zelf de laatste 20% af. Meer weten over het doen van een taak waar je écht geen zin in hebt, maar wat wel moet gebeuren? Lees dan ook eens mijn 4 tips om een taak tóch te doen als je er tegenop ziet.
  • Voorbeeld 2:
    Een andere ondernemer wilde een nieuw technologisch product voor de B2B lanceren waar ze het afgelopen jaar hard aan hadden gewerkt. Vóór de definitieve lancering ontstond een discussie tussen de verkopers en techneuten over de details in het promotiemateriaal. Voor de techneuten waren de details belangrijk te vermelden, maar volgens de verkopers waren het details waar hun klanten (nog) niet op zaten te wachten. Gevolg: de lancering liep enorm uit. Zonde, want nu was er onvoldoende tijd om ‘herrie’ te maken in de markt naar de aanloop van een belangrijke beurs. Uiteindelijk heeft de directeur de knoop doorgehakt om de lancering wel nog te laten plaatsvinden vóór de beurs, maar had ondertussen heel veel tijd verloren aan deze discussie.

    Inzicht:
    Als we hier de 80/20 regel op toepassen: In 20% van de tijd was 80% van het promotiemateriaal opgezet. Echter er werd 80% van de tijd besteed aan het vergaderen over hele kleine details (20%) waar een potentiële klant zich in de aankoopfase nog niet direct mee bezig is. Uiteindelijk had men met een 80% promotiemateriaal (wat voor klanten misschien al 100% was) alvast kunnen starten met de promotie, waardoor ze meer bezoekers op hun stand hadden gehad aan wie ze het product verder konden laten zien.

Vraag je dus af: in hoeverre maken de details écht impact? Zoals in voorbeeld 2: uiteraard moet promotiemateriaal geen fouten bevatten, maar in dit geval ging het over wel of niet vermelden van details. In plaats van steeds maar vergaderen, had men die eenvoudig kunnen oplossen door een techneut en verkoper samen een gesprek aan te laten gaan met een paar huidige of potentiele klanten. Daarin kunnen ze checken wat de klant écht belangrijk vindt om in ieder geval aanschaf te overwegen en daarop het promotiemateriaal te laten baseren. Dat waren de juiste stappen naar het uiteindelijke doel: de interesse wekken van de klant.

En zo zijn er nog tal van voorbeelden over o.a. een ondernemer die een nieuwe telefooncentrale wil aanschaffen, wat blijft hangen op een paar details en een ondernemer die 80% van zijn nieuwe bedrijf heeft staan, maar door uitstelgedrag niet toekomt om met de laatste 20% aan de slag te gaan die het verschil gaat maken tussen wel of niet succesvol zijn.

Meer tijd voor essentiële taken

Wees realistisch: je verandert de wijze waarop jij je werktijd besteedt niet van het een op andere moment. Begin daarom met kleine stapjes. Zorg in eerste instantie voor inzicht in wat je nu doet, want meten is weten.

Bepaal wat essentiële taken zijn: dit moeten taken zijn die bijdragen aan de doelen die jij moet realiseren op de langere termijn. Begin dus met het in kaart brengen van de doelen die bijdragen aan jouw visie om te groeien met je bedrijf. Zorg ervoor dat dit er 3, maar niet meer dan 5 zijn. Teveel doelen zorgt namelijk voor een gebrek aan focus door teveel taken die je moet doen en daarmee ontstaat ‘takenverlamming’(bron: Einde aan Uitstelgedrag Pete Ludwig). Dat betekent dat je zoveel dingen moet doen, dat je niet meer weet waar je moet beginnen en daarom helemaal niets meer doet.

  • Werk de doelen uit in de stappen die je moet zetten om de doelen te realiseren en zet ze op volgorde van prioriteit.
  • Meten is weten. Om goed inzicht te krijgen in waar je je zoal mee bezighoudt, is het belangrijk dat je gaat bijhouden wat je op een dag zoal doet. Houd de komende week eens (eerlijk!) bij waar je je tijd aan besteedt vanaf begin tot einde van de werkdag (minimaal 3 werkdagen, liever 5).
    • Taakomschrijving: wat heb je gedaan?
    • Doel: aan welk van de drie bovenstaande doelen heeft het bijgedragen? Indien het geen bijdrage heeft geleverd aan het doel, geef dan aan waar het wel aan heeft bijgedragen. (denk eraan 20% van je tijd mag je aan dingen besteden die niet direct aan je doelen bijdragen 😉 )
    • Resultaat: wat heb je opgeleverd? Heb je iemand geholpen, was het klantwerk of werken aan ontwikkeling etc?
    • Noteer begin- en eindtijd: hoeveel tijd heeft het gekost?
    • Energie: hoeveel energie kost het om de taak te voltooien?
    • Aantal x onderbroken: noteer ook eerlijk hoe vaak je werk is onderbroken door een mail, even je telefoon checken of een collega die binnenloopt.
    • Schrijf ook de begin- en eindtijd op van pauzes.
  • Plan een moment in op de 6e dag om jouw 5 werkdagen te evalueren. Herken je een patroon? Zijn er taken die je eigenlijk niet zelf had moeten doen of die onnodig veel tijd kosten, omdat je steeds werd afgeleid? Hoeveel % van de taken droegen bij aan de doelen zoals benoemd in stap 1? Zo krijg je inzicht in hoe je nu werkt en wat er te verbeteren valt.

Gratis strategiegesprek

Vind je het lastig om zelf bij te gaan houden wat je op een dag doet? Of weet je wel dat je écht wat moet veranderen in je werkwijze om aan de essentiële taken te werken, en is het tijd dat iemand je daarbij helpt?

Wat het ook is, ik help graag ondernemers met het grip krijgen op hun tijd en overzicht in het werk, zodat je weer plezier en rust ervaart in het ondernemen. Wil jij meer overzicht en grip op je tijd? Vraag een gratis strategiegesprek aan en dan hebben we het er eens over In het slechtste geval hang je op met een paar persoonlijke tips die je direct kunt toepassen!