> Planning coach voor meer structuur in je onderneming | Boldbrink > Menu

Planning coach

Ondernemers die zich laten leiden door de waan van de dag of overstelpt worden met werk, kunnen met behulp van een planning coach werken aan overzicht over en rust in hun bedrijf. Zodat ze weer weten wat hen te doen staat. Alleen zo zijn ze in staat hun bedrijf succesvol te laten groeien en weer met plezier te ondernemen.

Als je het werk in je bedrijf niet op orde hebt

Als je als ondernemer je bedrijf start, dan heb je een plan. Vanuit je expertise ben je het bedrijf gestart. Je werkt alleen, neemt een paar mensen aan. Alles is nog te overzien en samenwerken gaat goed. Dan gaat het bedrijf steeds verder groeien en loop je steeds vaker tegen organisatorische zaken aan. Meer medewerkers die aan het werk moeten, meer administratieve handelingen, meer vragen van bestaande klanten, nieuwe opdrachten die in gang moeten worden gezet en je product of dienst die verder moet worden ontwikkeld.

Het werk stapelt zich op en het is makkelijker dit ad hoc op te pakken wanneer het probleem zich voordoet. Je gaat steeds harder werken, maar je doet vooral meer van hetzelfde. Op een gestructureerde en georganiseerde manier bouwen aan de toekomst is er niet bij.

Er ontstaan frustraties, omdat dingen nog steeds niet zijn geregeld of lekker lopen;

  • Alle beslissingen worden nog op directieniveau genomen, wat tot frustratie leidt bij de rechterhanden. Zij zijn goed op de hoogte en hebben op papier bepaalde verantwoordelijkheden, maar mogen in de praktijk niets.
  • Medewerkers en klanten accepteren bepaalde dingen niet meer en worden ontevreden. Dat kost veel energie en heeft als gevolg dat ze weg gaan lopen.
  • Je blijft aanmodderen met je struggles in plaats van dat je ze oplost.
  • De organisatorische zaken die komen kijken bij het hebben van een bedrijf, zijn nog niet geprofessionaliseerd. Er wordt veel ad-hoc gewerkt en vooral hard gewerkt.
  • Medewerkers zijn overbelast, omdat er geen overzicht is in de hoeveelheid werk.

Als je als bedrijf net start, zijn dat dingen waar je vaak mee wegkomt. Men heeft begrip voor het feit dat je net bent gestart en dit nog niet op orde hebt. Echter er komt een moment waarop medewerkers en klanten van jou verlangen dat je de boel op orde hebt. Dat je de organisatie verder moet professionaliseren om ook succesvol te blijven in de toekomst.

Het belang van plannen

Plannen (je zegt ‘plennen’) en voorspelbaarheid zijn niet hetzelfde. De toekomst is onvoorspelbaar, altijd. Het belang van goed plannen is juist daarom belangrijk.

Zonder plan heb je geen houvast. Als er een verandering is, dan ga je brandjes blussen en ad hoc van alles op touw zetten. Het gevoel van paniek en stress nemen al snel de overhand, want je weet niet echt waar je mee bezig bent.

Mét een plan heb je overzicht en weet je of je nog on track bent. Als een verandering zich voordoet, geeft het inzicht in waar dat invloed op heeft. Je weet voor welke keuzes je komt te staan in die situaties en daar kun je dan op anticiperen. Dat creëert in zekere mate rust, zelfs in extreme omstandigheden.

Daarnaast geeft een plan inzicht over je tijd, budgetten en capaciteit, waaronder de workload bij je medewerkers. Een plan zorgt ervoor dat je ook áán je bedrijf werkt en niet alleen in je bedrijf. Een planning coach helpt je bij het opstellen, uitwerken en realiseren van je plannen.

De als planning coach meest gehoorde tegenargumenten

Wat ik als planning coach vaak te horen krijg als reden waarom de ondernemer niet met plannen werkt:

  • Plannen veranderen (te) snel;
  • Het maakt het onnodig gecompliceerd;
  • Het voelt als tijdsverspilling;
  • Ik weet niet hoe ik goed moet plannen, dus begin ik er niet aan;
  • Er moet gewoon worden gewerkt aan het project.

Plannen veranderen (te) snel

Plannen veranderen en daar moet je in meegaan. De stappen en de vorm waarmee je naar je eindresultaat toewerkt veranderen misschien door de omstandigheden. Juist het hebben van een plan zorgt dat je die veranderingen kunt managen. Dat je met een plan niet meer flexibel bent, is dus grote onzin. Het zorgt er juist voor dat je weet hoe je met veranderingen moet omgaan. Je weet precies op welk deel van jouw plan het invloed heeft. En daar pas je het plan weer op aan. Zie het dan ook als georganiseerde flexibiliteit.

Het maakt het onnodig gecompliceerd

Met plannen komt er weer iets bij om te doen, naast de huidige werkdruk. Het kan daarom aanvoelen als iets wat enorm complex is. Het dwingt je na te denken over dingen die er nog niet zijn. Terwijl er op dit moment tig andere dingen zijn waar jij je al mee bezighoudt. Het dwingt je om keuzes te maken in de kant die je op gaat en wat je wel of niet doet. En kiezen is eng. Dat alles zorgt ervoor dat plannen als iets complex wordt beschouwd. Denk er dan aan, dat plannen het overzicht biedt waarmee je het juist eenvoudiger maakt voor jezelf. Het geeft inzicht in de échte prioriteiten en wat essentieel is voor jouw bedrijf.

Het geeft inzicht in waar jij en je team mee bezig zijn, het biedt focus en helpt in de onderlinge communicatie. Ook helpt het bij het vooraf oplossen van dingen, voordat het echte problemen zijn.

Het voelt als tijdsverspilling

Omdat een plan maken niet als productieve tijd wordt beschouwd, wordt het vaak gezien als tijdsverspilling. Het is begrijpelijk als je heel veel dingen tegelijk hebt lopen, dat je geen zin hebt om nieuwe dingen te plannen.
Maar…. Hoeveel van jouw projecten zijn het afgelopen jaar gestopt, bewust of gewoon ‘verlopen’? Of lopen ver buiten budget of tijd? Hoeveel tijd is er al naar dit soort projecten toegegaan? Projecten die uiteindelijk niet worden gerealiseerd, zijn vaak voor een groot deel tijdsverspilling. Als je een goed concreet plan hebt voor je projecten, dan kun je je tijd en taken gaan inplannen. Zo zie je ook of datgene wat je allemaal moet doen, wel realistisch is qua beschikbare tijd. Daarnaast kost het plannen zelf helemaal niet veel tijd in tegenstelling tot wat men misschien denkt. Zolang je maar weet hoe je goed plant.

Ik weet niet hoe ik goed moet plannen, dus begin ik er niet aan

Als planningscoach hoor ik dit argument heel vaak. Ondernemers willen wel werken áán hun bedrijf, maar weten simpelweg niet meer waar te beginnen. Ze worden opgeslurpt door de waan van de dag (die eigenlijk niet bestaat, lees daarover meer in mijn blog over de waan van de dag. Plannen vraagt om een verandering in je werkwijze, maar wel op een manier die bij je past. Verandering kost alleen altijd tijd. Dat is niet van de een op andere dag anders. Daar moet je aan werken. Een planningscoach helpt je bij dit veranderingstraject.

Er moet gewoon worden gewerkt aan het project

Plannen is je tijd besteden aan de voorbereiding van het project. Je stelt vast hoe je het project gedaan krijgt en wie verantwoordelijk is, zodat het budget binnen de tijd en budget kan worden gerealiseerd. Het gaat over de verwachtingen over de duur van de taken, tijd voor feedback en andere dingen die de neiging hebben het project in de weg te zitten. Allemaal dingen waarmee je juist werkt áán het project en niet ín het project.

Wat een plan moet bevatten

De onderdelen die in een goed plan moeten staan:

  • Taken en opleverpunten
  • Het proces waarmee je naar het eindresultaat werkt
  • Tijdsplan en deadlines
  • Afhankelijkheden
  • Rollen en opdrachten

Een goed plan past bij elk soort proces, ook als je volgens de Agile principes werkt.

Plannen om te winnen

Wat nu als je op een eerder moment stilstond bij wat het allemaal van de organisatie vraagt als je met 4, 8, 16 of 24 medewerkers het werk gaat doen? Ik ben ervan overtuigd dat het je inzichten had gegeven waarmee je op een eerder moment slimmere keuzes had gemaakt voor je bedrijf. En dat is precies waar een plan je bij helpt.

Het is een visuele presentatie om je doel te zien en alle stappen die je moet nemen om daar te komen. Je zet gericht stappen. Je bekijkt de voortgang en stuurt tijdig bij als dat nodig is. Zodat je niet aan het einde ineens in grote shit zit, opnieuw moet beginnen of hele dure investeringen moet doen om het op orde te krijgen.

Plannen zijn niet optioneel. Ze zijn essentieel.

Wil jij meer overzicht door beter te plannen?

Zelf ben ik fan van een Gantt chart voor het uitwerken van een plan. Het geeft visueel het doel weer, de stappen, tussentijdse mijlpalen, wie is verantwoordelijk, wat de voortgang is en de tijdlijn. Ik werk hiervoor met een systeem van TeamGannt, omdat ik voor meerdere klanten werkt met het professionaliseren van de personeelszaken.

Inmiddels heb ik meerdere ondernemers van groeiende bedrijven mogen begeleiden bij het professionaliseren van hun personeelszaken en hun eigen rol daarin. Ben je benieuwd of dit wat voor jou is? Plan gerust een gratis strategiesessie van een half uur in.

Vrijblijvende strategiesessie plannen